【公有云】word模板制作与管理

【公有云】word模板制作与管理

系统版本：V4.2

上海亘岩网络科技有限公司

更新日期 2022-04-28

目录

一、 word含参模板制作

1、 本地文件设置参数

2、 上传word含参模板

3、 配置word模板

4、 启用word模板

二、 文件模板管理

1、 文件模板基本管理

2、 文件模版权限解释

3、 常见问题及解决方法

一、 word含参模板制作

操作角色：法人/模板管理员

通过本地Word编辑并上传的模板样式，排版灵活、操作简便，适用于对文件格式要求较高，发起时部分文件内容需要填充的情况，编辑时需要变化的内容采用模板参数代替，上传后的文件的格式和本地文件的格式完全一致。在创建模板页面，点击可了解如何创建参数模板。

注：Word模板不适用于有勾选需要的文件板式，仅支持.docx格式的文件。

1、           本地文件设置参数

将合同范本在本地的word中打开,将需要设置为参数的地方用两个大括号括起来“{{}}”，在两个大括号中间要维护参数的名称，如姓名则字段可表示为“{{姓名}}”。此为举例，字段名称是可以根据自身合同实际内容情况来自行设定即可,所有参数设置完成后，将word文件另存为.docx格式。

2、           上传word含参模板

①模板管理员登录契约锁，在【文件】-【文件模板】-【创建模板】-选择【本地上传word模板】，找到刚才保存的参数模板文件，点击打开即可。

②若上传的参数模板有相同的参数名称，系统会自动提示是否需要忽略或者自动重命名，根据实际需要选择：若填写的为同一参数内容，则选择忽略；若为不同参数内容，则选择自动重名称。无相同参数名称的合同模板将不会有此提示，可忽略此步骤。

③上传成功的参数文件模板会显示有“带参数”字样标记，若参数模板未设置成功，则该模板不会显示为参数字样。如图示例：

3、           配置word模板

文件上传成功后，模版默认是停用状态需要对模版进行相关配置。点击【编辑】进入模板编辑页面，点击【设置】可编辑模板名称、管理员和使用者，还可以设置模板参数是否必填，对参数的初始值进行设定，对填写内容添加备注提示等功能。

4、           启用word模板

点击启用，至此，一份可用的文件模版制作完成。

二、 文件模板管理

1、           文件模板基本管理

文件模板制作完成后，模板管理员还可以利用系统的搜索、高级筛选、标签等功能迅速找到模板，可以对模板操作人进行添加或者删除，可以对模板进行编辑、下载、停用、共享、删除等操作。

①帮助文档，即本文档，点击进入查看模版操作帮助手册

②相关查询区域，高级筛选中支持按照模版类型、属性、标签、创建人、创建日期等进行筛选，也输入关键字进行搜索，以及定义列表的排序，展示是否包含已停用模版

③批量共享：通过批量操作获取模版的提取码或者直接共享给下级公司

④标签：添加标签，方便后续文件模版按照标签查询、筛选

⑤编辑：点击进入模版编辑页面，包含模版参数编辑、启/停用等均可以在编辑页面进行设置；查看：点击进行模版文件的预览，查看模版内容

⑥更多操作：包含模版下载、启用/停用、重新上传（仅Word模版支持）、设置：即设置模版相关权限、共享：即共享给下级公司或获取共享码、删除：删除该模版

2、           文件模版权限解释

①公司模版管理员：具有“创建模版”按钮权限的人员；如果其他公司共享的模版，共享模版的管理员默认为公司模版管理员

②管理员：拥有单份模版所有权限的人员，可以对模版进行启用/停用、修改、删除等权限，不包含使用

③使用范围：在使用范围内的人员具有该模版的查看及使用权限。发起电子签约时，可以选择此模版；业务分类配置时，可以绑定此模版；如果模版被业务分类绑定后，有权限使用此业务分类的人员用该业务分类发起文件时将有权限使用此模版，模版使用权限将与业务分类保持一致。             

3、           常见问题及解决方法

1）问：我上传了一份文件模板，显示文件失效，里面我已经加入大括号{{}},是什么情况？（参数模板文件失效）

答：参数模板文件无效原因：①保证您输入的大括号是英文状态下输入的；②大括号里面需输入名称，如姓名：那么就是{{姓名}}，如有大括号中的空白内容，上传时会导致文件失效。③word文件的参数设置在了文本框中，目前文本框中设置的参数不生效，将文本框删除后重新设置参数。④文档中含有批注、修订、超链接等特殊格式需删除后再上传。

2）问：Word参数模板上传后，原来在一页的内容现在变到上一页或者下一页了怎么办？

答：目前有两种解决办法：①在Word模板上传到契约锁的文件模板之后，点击【编辑】进入模板编辑页，点击【智能调整】按钮，会将文件内容调整为与上传之前的内容保持一样。②在对应可能出现文件内容发生换页的地方，在上传word之前将插入分页符即可。

3）问：上传word文件时选择不到本地设置好的文件，该如何操作？

答:查看本地保存的word文档是否是.docx格式，若不是请修改另存为.docx格式。

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