系统管理员操作

本章节主要内容:
1 系统初始化流程
2 员工与角色初始化
3 企业印章初始化
4 业务流程初始化
5 文件模版初始化
6 绑定并激活您收到的动态令牌
7 内部企业管理

1 系统初始化流程

“契约锁私有化系统-电子签约平台”以下简称“签约平台”。您作为企业系统管理员需要先对“签约平台”进行初始化配置后,企业的员工才能使用“签约平台”发起或签署合同。初始化配置操作仅对系统管理员开放(登录平台后,可在【公司】-【角色与权限】中查看和或扩展企业企业管理员)。

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2 员工与角色初始化

您是企业的系统管理员同时也是登录企业“签约平台”的第一个企业员工,所以您登录“签约平台”后首先需要将企业其他员工添加到平台中的企业员工通讯录中,并通过设置员工的角色来配置并维护他们的操作权限。

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2.1 添加新员工

Step1:您登录平台后,进入【公司】-【部门与员工】页,点击【新增员工】打开新增员工面板。

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Step2:输入员工姓名、员工账号,然后点击【保存】。

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2.2 设置员工角色

Step1:您登录平台后,进入【公司】-【角色与权限】页。

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Step2:在角色成员后,点击“+”图标,在员工列表中勾选员工即可添加成员。

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请根据需要,将员工添加到对应的角色下,不同角色拥有不同的操作权限(图示以系统管理员角色为例)。

2.3 系统角色说明

系统有4个默认的角色,角色及权限说明如下:

系统管理员:对员工权限、公司信息进行配置
印章管理员:**管理系统中所有印章并授权印章的使用
合同管理员:可查看所有内部企业的合同文件(只有平台方企业有此角色)
法定代表人:公司法定代表人,在系统中拥有所有的查看及管理权限

法定代表人设置操作步骤如下:
Step1:在【部门与员工】先为法定代表人创建账号,并通知法定代表人完成实名认证;

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Step2:点击【设置法定代表人】,在弹窗中勾选法定代表人,点击【确定】。

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请注意:设置法定代表人需法定代表人实名,请在为法定代表人开通账号后通知其完成实名认证

3 企业印章初始化

您作为企业的印章管理员需要制作企业签署合同所用的电子印章并配置电子印章的使用权限,企业的员工才能顺利的对企业合同进行盖章。

3.1 制作企业印章

Step1:您登录平台后,进入【公司】-【印章管理】页,点击【制作印章】,选择【电子印章】进入制作电子印章页面;
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Step2:系统提供两种电子印章制作方式:上传图片制作电子印章,自动生成电子印章。

上传图片制作电子印章
选择印章规格,根据提示上传印章图片并进行剪裁调整,输入印章名称,选择印章的使用者;确定内容后点击【立即制作】即可创建一枚印章。

注:印章使用者是指除印章管理员外其他有权限使用印章的人。
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印章剪裁操作如下:
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自动生成电子印章
选择印章样式,根据提示设置印章的规格和文字,输入印章名称,选择印章的使用者;确定内容后点击【立即制作】即可创建一枚印章。
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设置印章外观操作说明
系统有六种印章样式可供选择,不同样式的印章需要输入的印章文字也不同,请根据页面提示输入印章文字

3.2 制作法定代表人章

系统管理员可帮助法法定代表人制作法定代表人章,但仅法人使用和管理权限。
Step1:您登录平台后,进入【公司】-【印章管理】页,点击【制作印章】-【法定代表人章】,进入法定代表人章制作页面;
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Step2:选择印章规格,根据提示上传法人章图片,输入法人章名称,印章的使用者默认为法人,仅法人可操作添加其他使用者,管理员不能修改;确定内容后点击【立即制作】即可创建一枚印章。
注:法人章使用者是指除法人外其他有权限使用法人章的人,仅法人可操作添加法人章的使用者,系统管理员和印章管理员没有修改权限。
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印章剪裁操作如下:
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4 业务流程初始化

4.1 创建业务流程并设置权限

在企业的业务分类管理当中,不同分类的签署流程有不同的应用场景、不同的权限和责任分配,您可以将常用的业务场景创建相应的签署流程,这样企业员工就可以在该业务场景时直接选择对应分类,从而快速发起一份文件。

Step1:登录电子签约平台,进入【文件】-【业务流程】页,点击【添加业务流程】按钮。

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Step2:输入业务流程名称后点击【确定】,业务流程添加成功。

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Step3:配置该业务流程的相关权限人员。

以下为业务流程权限说明:

分类管理员:管理该业务流程并对该分类进行配置(比如添加印章审批人、发起人、查看人等)
印章审批人:该业务流程下的合同需要盖章时,对应的印章审批人拥有盖章的权限
发起人:发起人在发起合同时可选择该业务流程
查看人:查看人可查看该业务流程下的所有合同
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4.2 配置业务流程

设置合同有效期
Step1:完成业务流程创建后,点击【流程配置】进入配置页面。

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Step2:默认进入合同信息配置页,点击签署有效期的【修改】按钮,输入签署有效期,完成后点击【保存】

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设置合同编号
在合同信息配置中,点击编号规则后的【修改】设置该业务流程下合同的编号,完成后点击保存

注:编号的生成有两种方式,第一种:设置固定规则(由前缀、日期和流水号组成),在合同发起时将会自动生成;第二种:选择由发起人在发起合同的时候手动输入

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设置签署文件
Step1:点击【流程配置】进入配置页面,点击左侧菜单【签署信息配置】

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Step2:点击默认签署文件后的【编辑】按钮,点击“选择在线模板”并勾选该业务所需的模板,完成后点击【保存】

注:签署文件也可以点击【本地上传】选择本地的合同模板

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设置签署顺序
Step1:在签署信息配置中,点击签署顺序后的【编辑】,选择所需的签署顺序,完成后点击【保存】即可。

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设置签署方
Step1:在签署信息配置中,点击签署方【编辑】,选择“经办人在发起合同时,按下面的配置发起合同”。

注:1、签署方可选择由经办人发起时自定义;也可以预先设置接收方,经办人发起时按照预先的设置快速发起合同;2、选择“由经办人发起时自定义”则无需设置签署方。

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Step2:配置发起方的内部审批签署流程:点击发起方的签署流程后的“+”图标添加签署流程,并可拖动排序。

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Step3:点击【添加签署方】,并选择签署方类型;完成后点击右上角【保存】即可。

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问题1:业务中有需要现场签署的情况,如何设置该业务流程使用APP当面签署?
答:在签署方中“添加签署方”后,将“接收方是否当面签署”置为【打开状态】如下图,然后点击右上角【保存】;这样业务人员就可以使用“电子签署APP”在发起合同时选择该业务流程发起当面签合同了。

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5 文件模板初始化

系统管理员可以上传一些标准文件作为某个业务场景的模板文件,这样员工在发起合同时就可以直接选择模板文件作为合同文件,让发起合同更加快捷、标准;目前平台支持制作Word模板。

5.1 本地上传模板

Step1:登录电子签约平台,进入【文件】-【文件模板】页,点击【本地上传(Word模板)】;

注:上传格式仅支持.docx格式,请将文件保存为 .docx格式后再行上传

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Step2:选择本地Word文件上传,上传成功即生成Word文件模板;

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Step3:上传成功的模板,就可以在业务中使用了。
模板名称默认是文件的名称,点击即可修改;模板有默认的标签,点击【添加标签】可以自定义标签,方便模板的筛选和管理。

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5.2 参数模板的配置

Step1:使用word软件按下面说明编辑文件内容,并保存为.docx格式。

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Step2:上传该文件,上传成功后点击文件缩略图查看模板内容并进行参数配置。

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Step3:在左侧添加该合同模板的签署方,在右侧参数配置中,设置该参数名称,选择填写方,是否必填,完成后点击右上角【保存】。

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6 绑定并激活您收到的动态令牌

注意:未使用动态令牌签署合同的功能可不关注

当您收到平台方寄送给您的动态令牌后,请按照以下步骤完成令牌绑定:

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Step1:登录电子签约平台,进入【公司】-【公司信息】页面,鼠标滑动至页面底部,点击签署口令中的【绑定】按钮开始绑定令牌。

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Step2:在弹窗中填写令牌ID并输入令牌的有效期,点击【下一步】。

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Step3:输入动态令牌上连续的两次口令(必须为连续的两次数字,输入【口令1】后,等待数字变化即为【口令2】),完成后点击【下一步】即绑定并激活成功。

注:动态令牌在使用一段时间后,可能会因为误差导致令牌上的数字与服务器中的不同步,从而影响企业盖章。请通过【同步】操作完成数据同步。

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如平台方管理员已绑定好令牌,则只需要您激活令牌即可。

激活令牌的步骤如下:
Step1:登录电子签约平台,进入【公司】-【公司信息】页面,滑动鼠标至页面底部,点击签署口令中的【激活】按钮开始激活。

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Step2:输入动态口令上连续两次口令,完成后点击【确定】即激活成功。

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如您并未看到【公司信息】页面的【签署口令】一栏,请联系平台方管理员。

7 内部企业管理

(该功能只有平台方企业才有,其他分子企业无此功能)

在配置管理平台添加内部企业后,平台方管理员可在电子签约平台管理这些企业

内部企业管理权限说明:
平台方系统管理员:管理所有内部企业的员工、角色与权限、业务流程

平台方印章管理员:管理所有内部企业的印章

操作步骤如下:
Step1:登录电子签约平台,进入【公司】-【内部企业管理】,选择想要管理的公司,点击该公司【进入管理】。

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Step2:点击顶部管理项切换并进行管理;可管理项包括:员工管理、内部企业角色与权限、内部企业印章及业务流程。

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操作步骤请参考
本章节第2部分:员工与角色初始化
本章节第3部分:企业印章初始化
本章节第4部分:业务流程初始化

/本节结束/

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